エアコン工事業者の集客｜現場中に電話に出られない間の問い合わせを取り逃さない5つの方法

脚立の上で配管をつないでいる真っ最中に、ポケットのスマホが鳴る。出られない。降りてから折り返すと「もう他に頼みました」。エアコン工事をやっている方なら、一度は経験があるはずです。

この記事では、私自身が富士市でエアコン工事店を営みながら試してきた「問い合わせの取り逃しを減らす方法」を、費用のかからないものから順に5つ紹介します。

なぜエアコン工事店は問い合わせを取り逃すのか

理由は単純で、作業中は電話に出られないからです。高所作業中、真空引きの最中、お客様と打ち合わせ中。1日のうち電話に出られる時間は、実はかなり短い。

さらに夏場は、問い合わせが増える時期と現場が忙しい時期が完全に重なります。一番稼げる季節に、一番取り逃すという構造になっているのです。

取り逃しには、2つの型しかない

私自身が約27年、空調・電気工事をやってきて、取り逃したときのパターンはだいたい決まっていると感じています。大きく2つです。

型1：折り返したときには、もう他店に決まっている（これが一番多い）

電話が鳴る。でも今は出られない。現場が一段落して、やっとの思いで折り返す。——そのときには、お客様はもう別の業者さんに頼んでいます。

お客様を責める話ではありません。エアコンが壊れた・引っ越しが決まったという状況は「今すぐ解決したい」ですから、最初につながった店に決めるのが自然です。お客様にとっては、1件目も2件目も同じ「エアコン屋さん」です。差がつくのは技術でも値段でもなく、そのとき電話に出られたかどうかだけ。ここが悔しいところです。

型2：折り返しても、今度はお客様が出ない

もうひとつが、折り返したのにお客様が出ないパターンです。こちらも珍しくありません。

理由はいくつか考えられます。知らない番号には出ない方が増えていること。お客様も仕事中や運転中であること。そして、1件目に断られた（つながらなかった）時点で、気持ちが少し冷めていること。

正直なところ、私は2回くらいかけ直して諦めます。3回、4回とかけるのは、こちらも気が引けます。相手にとっては知らない番号から何度も着信があることになりますし、そもそも次の現場が待っている。結局、その1件はどこにも記録が残らないまま消えます。

以下、その「入口」の作り方を、費用が安い順に5つ挙げます。受付くんの話は最後の5番目だけです。1〜4は今日からお金をかけずにできることなので、そちらから試してみてください。

方法1：留守番電話の文面を「折り返し前提」に変える（費用0円）

まず今日できること。留守番電話のメッセージを「ただいま作業中です。お名前とご用件を残していただければ、本日中に必ず折り返します」と折り返す時間の目安まで入れた文面に変えます。

「留守電に入れても連絡が来ないかも」という不安を消すだけで、メッセージを残してくれる割合が上がります。

ただし、期待しすぎないほうがいいとも思っています。私の体感では、留守番電話を残してくださるお客様は1割ぐらいです。残りの9割は、何も言わずに切って次の店にかけます。留守電の文面を直すのは「やらないよりずっといい」けれど、これだけで取り逃しがなくなるわけではありません。

方法2：LINE・メールなど「文字で送れる窓口」を用意する

電話が苦手な人、仕事中で電話できない人は、想像以上に多いです。LINE公式アカウントやメールフォームなど、文字で送れる窓口を1つ用意すると、電話に出られない時間の問い合わせを拾えるようになります。

注意点は、長いフォームは途中で離脱されること。「お名前・住所・電話・希望日・工事内容・現在の状況・備考…」と項目が並ぶフォームは、スマホでは半分も入力されません。項目を絞るか、選択式にするのがコツです。

方法3：問い合わせの時点で「現場の写真」をもらう仕組みにする

これは取り逃し対策であると同時に、下見のムダを減らす方法でもあります。室内機まわり・室外機の置き場所・分電盤の写真が最初から届いていれば、概算見積もりを電話1本、メール1通で返せます。

「写真を送ってください」と口頭で頼んでも、実際に送ってくれる人は半分以下。問い合わせの流れの中に写真アップロードを組み込んでおくのが確実です。

方法4：質問を「選択式」にして、お客様の入力の手間をなくす

エアコン工事の見積もりに必要な情報は、実はだいたい決まっています。建物の種類、階数、配管穴の有無、専用コンセントの有無、室外機の置き場所、希望日。これらをボタンで選ぶだけにすれば、年配のお客様でも3分で送信できます。

自由記入の欄は1つだけ残し、それ以外は選択式に。これだけで、途中離脱と「聞き直しの電話」の両方が減ります。

方法5：24時間受け付けてくれる「AI受付」を置く

方法2〜4をまとめて実現するのが、ホームページに置くAIの受付チャットです。お客様が夜中の2時にボタンを押しても、AIが「どんな工事ですか？」「戸建てですか？」「写真を送れますか？」と順に聞き取り、翌朝には要約つきのメールが届いている。

正直に書きます。これで取り逃しが何件減った、という数字は私は持っていません。逃した案件はそもそも数えようがないからです。

ただ、置いてみて分かったことがあります。電話に出られなくても、お客様のほうは用が足りているということです。工事の種類も、部屋の広さも、写真も、聞いてほしいことはチャットが聞いてくれる。ある程度見積もりが出せるところまで揃った状態で、朝それを見ればいい。

だから正確に言うと「減った実感」ではなく、「とりあえず安心していられる」という感覚です。現場にいる間、鳴った電話のことを考えなくてよくなった。私にとっては、これがいちばん大きい変化でした。

まとめ：まずは「電話以外の入口」を1つ作る

• 取り逃しの原因は「作業中は電話に出られない」という構造そのもの
• 留守電の文面変更は今日できる（費用0円）
• 文字で送れる窓口＋選択式の質問＋写真アップロードで、夜と昼休みの問い合わせを拾える
• それらをまとめて自動化するのが、ホームページに置くAI受付

どの方法も、始めるのに大きな投資は要りません。「1件の取り逃し＝工事1件分の利益」と考えると、一番安い対策から順に試す価値は十分にあります。

よくある質問

Q. 留守番電話の文面を変えるだけで効果はありますか？

A. やらないよりは確実によくなりますが、それだけで取り逃しがなくなるわけではありません。私の体感では、留守番電話を残してくださるお客様は1割ぐらいです。「折り返します」と明言し、あわせてメールやLINEなど文字で送れる窓口も案内しておくのが現実的です。費用はかかりません。

Q. LINE公式アカウントとAI受付はどう違いますか？

A. LINEは文字で送れる窓口ですが、質問はこちらが手で返す必要があります。AI受付は工事の種類や配管穴の有無などを選択式で自動で聞き取り、写真も受け取って要約するので、返信の手間が減ります。

Q. 夜中に来た問い合わせはいつ返せばよいですか？

A. 翌朝いちばんで十分です。お客様は夜に検討して送っているので、朝に返信が届けば「早い」と感じます。取り逃しの多くは、そもそも受け付けられなかったことが原因です。